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総務管理業務に利用しているwebサービス

開発現場レポ
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総務経理を担当している小野です。
総務経理の業務において、弊社では紙での管理を極力避け事務作業を行っています。

今回は、弊社が使っている業務の管理ツールを紹介したいと思います。

「皆さまの会社では、社内業務にどのような管理ツールを使っていますか?」

多くの会社では、エクセルなどで書類を作成して管理していると思いますが、
それでは膨大な書類の量になってしまいます。

弊社ではなるべく紙やハンコを使わずに、業務を簡略化できるようなツールを使おうと意識しています。

1. Googleフォーム
GoogleフォームとはGoogleが提供しているアンケートの作成・分析できるサービスです。
 
googleフォーム画面
 

だれでも簡単にアンケート形式でフォームを作って、スプレッドシートにデータを蓄積してくれます。直感的に作成でき、とても便利なツールで以前まではGoogleフォームを使って申請や実績の入力をしていました。しかし、申請と実績が別フォームの為、申請したけど実績を入力し忘れてしまったり、上司が申請の承認をするのに、口頭で返事をしなくてはならないという問題点がありました。

2. Kintone
Kintoneとはサイボウズが運営しているデータベース型のビジネスアプリを簡単に作成できるツールです。
 
kintoneの概要
 
今ではほぼすべての申請業務をKintoneを使って運用しています。こちらも直感的に作成でき、Googleフォームより詳細な設定、プロセス管理(担当者管理など)が可能となっています。作成者→承認→実績入力→完了というようにプロセス管理でき、ステータスによって担当者を選択できるので、入力を忘れてしまうこともなく、その時々の担当者に通知してくれるのでとても便利です。

– 遅刻・早退・外出届
kintone遅刻・早退管理画面
– 休暇・欠勤届
kintone休暇・欠席届
– 残業申請
kintone残業申請
3. まとめ
企業にとって、業務を簡略化・効率化することは常にある課題です。

その中で新しいツールやサービスが生まれてくるのは、とても嬉しいことですね。
その他、Trelloやチャットワークも使っていますが、それはまた別の機会に紹介したいと思います。

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